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DocuMaker Office(ドキュメーカーオフィス)  文書管理システム

紙文書の電子化(e-文書法対応)

e-文書法に対応しているので、紙で記載した文書をスキャンし、電子文書を原本として管理することができます。紙を原本とする場合にも、スキャンしておくことでスムーズに検索し参照することができます。

紙文書の所在管理(簿冊管理)

文書やバインダー、段ボール、棚などに付与したバーコードを読み取るだけで、文書とその所在(ファイリングされているバインダーや箱、棚など)を紐付けて管理することができ、文書の所在確認や保管場所の変更、廃棄処分がスムーズに行えます。

各課・部署

バインダーに綴じて保管

各課で発生・収受した文書とファイリングするバインダー(簿冊)のバーコードを読み取り、紐付け管理します。

文書管理部署など

バインダーを保存部署へ移管

バインダーのバーコードを読み取り移管リストと照合することで、各課で使用しなくなった文書を文書管理部署へ移管します。

バインダーを段ボールに収納

段ボールに添付したバーコードとバインダーのバーコードを読み取り、箱の中のバインダーと保存年限を管理します。

保存年限の過ぎた文書を廃棄

保存年限を過ぎたバインダーや段ボールを抽出し、保存延長や廃棄を行います。バーコード読み取りで廃棄登録が行えます。

文書閲覧

システムで記載した文書とスキャン取り込みした文書を統合管理し、同じビューアで検索・閲覧できます。文書はサムネイルで表示されるので検索もスムーズ。文書の種類や部署など様々な条件で絞り込みを行い、見たい文書をすぐに探すことができます。

文書作成

他システム連携やクリップボードコピー、定型文機能などによりスムーズに記載が行えます。署名や捺印が必要な文書はシステムで記載後、バーコードを付与して印刷することにより、スキャン取り込み時に自動的に先の入力情報と紐付けて管理することができます。

書式作成

これまで利用していた紙文書やWord・Excel・PDFなどの文書をそのままのイメージでシステム化できます。システムベンダへ書式作成を依頼する必要はなく、簡単な手順で自施設で書式作成が可能。費用をかけることなく様々な文書をシステム化できます。

ワークフロー(電子決裁)

各種申請や決裁、複数人での文書記載、回覧などをシステムで行います。紙の搬送を行うことなく全てシステム上でワークフローを回す運用はもちろん、紙を回覧し承認などの進捗管理だけをシステムで行うことも可能です。文書の種類や運用に応じて柔軟に管理できます。

同一部署、支店内での顧客からの書類作成の依頼管理

総務部

  1. 受付事務員書類受取
  2. 依頼フロー作成
  3. 記載
  4. 承認
  5. 送付処理事務員書類送付

部署、支店を跨いだ購入申請の依頼管理

【支店】営業部

  1. 依頼
  2. 承認
  3. 送付処理依頼者受取

【本社】経理部

  1. 承認

【本社】調達部

  1. 発注

文書内容のデータ化・二次利用

一般的な文書作成では、1つの文書としてファイルなどで管理される為、その内容を細かく分析したり活用したりすることはできませんでしたが、DocuMakerOfficeでは、記載した文書の内容をデータベース管理することで、検索・集計・解析など様々なデータ活用が行えます。

クラウド・オンプレミス

業務やセキュリティポリシーに応じて、様々なサーバ・記載環境を選択できます。クラウドサーバを利用して、子会社や関連会社のデータを集めオンプレミスサーバへ格納するといったハイブリッド運用も可能です。

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