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DocuMaker Office(ドキュメーカーオフィス)  文書管理システム

自治体での運用フロー

電子決裁とその流れを汲んだ文書の保存、破棄などの簿冊管理を行います。現在の紙帳票イメージそのままの入力フォーマットでの起案や、バーコードを利用した効率的な紙文書の所在管理など、自治体の運用に合わせてうまく紙とシステムを融合させ柔軟な文書管理を実現します。

ポータル画面でToDoと電子決裁の進捗をスムーズに確認

ポータル画面は、電子決裁や簿冊管理、文書ビューアなど、全ての機能の起点として必要な項目を分かりやすく配置しています。電子決裁における自分の対応事項を即座に把握し承認・供覧画面へ遷移して詳細確認を行ったり、各進捗を一覧で確認したりすることができます。

ポータル=電子決裁(ToDo/進捗一覧)

ToDo

  • ・自分が申請したワークフロー
  • ・対応しなければならないワークフロー

進捗一覧

  • ・各進捗の申請一覧

電子決裁・ワークフロー

起案書の書式や決裁ルートの変更など、自由度高くユーザー様ご自身で設定・変更が行えます。全ての決済をシステムで行うだけでなく、起案書を印刷して紙で回覧することも可能です。会計システムなどと連携し、資料の添付や起案内容の自動入力など、自由度の高い運用が行えます。

簿冊管理(紙書類の所在管理・廃棄)

紙や簿冊に付与したバーコードを活用して、紙文書の所在や簿冊の保存・廃棄管理を行います。スマートフォンを利用してバーコードを読み取るだけで文書と簿冊を紐付けて管理します。簿冊の保存年限に応じて、効率的に廃棄処理を行うこともできます。

スキャン文書管理

紙で決裁を行った文書や外部から紙で受け取った文書をスキャンしデジタル管理します。システムで起案し電子決裁を行った文書も同じビューアで参照することができ、条件検索や、ユーザーの使い勝手に合わせた一覧表示やプレビュー表示の切り替えが行えます。

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