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DocuMaker Office(ドキュメーカーオフィス)  文書管理システム

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文書管理システム DocuMaker Officeは、様々な文書管理のお悩みを解決するシステムです。システムでの文書作成やデータ活用はもちろん、紙書類の所在管理も行うことができ、システムと紙の運用を併用することで負担のない文書管理を実現します。

こんなお困りごとありませんか?

施設内のあらゆる文書管理のお悩み・問題を解決

DocuMaker Officeは、企業や官公庁、医療機関などにおける様々な文書管理のお悩みや問題を解決するトータル文書ソリューションです。紙運用とシステム運用をうまく組み合わせながら、施設毎に異なる運用にも柔軟に対応します。

  • 紙の書類をe文書法対応で効率よくスキャン管理したい
  • 今使っているシステムと連携して、入力の手間を省きたい
  • 拠点毎、部門毎に異なる文書や運用を迅速かつ安価に共通化し情報を統合管理したい
  • 書類作成や印刷はもちろん、高度なワークフロー機能や権限管理も必要
  • 記載した書類から経営に活かすデータを抽出利用したい
  • 拠点や部門によってクラウドもオンプレミスも使い分けたい
  • レポートや帳票のフォーマット変更をベンダーに依頼すると高額で困る
  • 紙で保管しなければならない書類を効率よく管理したい

…そんなお悩みも
DocuMaker Officeが
解決します!

導入メリット

DocuMaker Officeは、複数の拠点や部署・部門で個別管理されている文書を統合管理します。現在、紙で運用している文書やシステムで記載している文書、Word・Excelで作成している文書などあらゆる文書を取り扱い、その作成から活用、保存に至るまでをトータル管理することで文書管理に係る工数を削減し、効率的な運用を実現します。

  1. 1
    ペーパーレス化による
    業務効率化
    紙書類の管理には膨大な時間と手間が必要であり、紙を減らすことが業務効率化に直結します。 DocuMaker Officeでは、“システムで文書を作成し紙を発生させない” “紙の書類を電子原本化することで紙を減らす”という2つの視点でペーパーレス化を図ります。
  2. 2
    文書の所在管理
    必要な文書を探している時間は意外に多いものです。DocuMaker Officeでは、システムで記載した文書をサーバで管理することはもちろん、紙の書類も発生から保存、廃棄に至るまでの所在を管理することで文書を探す時間を削減。書類の紛失も予防します。
  3. 3
    コスト削減
    DocuMaker Officeでは、文書管理自体にかかっている小さな手間を省き管理工数そのものを削減すること、これまではシステムベンダに依頼し時間と費用をかけなければいけなかった作業をユーザー自身が行えるようにすることでコスト削減を図ります。
  4. 4
    文書のデータ化と活用
    文書にはたくさんの情報が詰まっています。DocuMaker Officeでは、文書を”1つのファイル” “1枚の紙”として保存しておくのではなく、その内容1つ1つをデータベースで管理することで、経営や研究など様々な用途に活用することを可能にします。
  5. 5
    安全かつ柔軟な
    文書管理運用の実現
    DocuMaker Officeは、多くの医療機関で採用され安全に運用してきた実績を持つシステムを企業・自治体向けに使いやすく機能強化した製品です。安全かつ安定的に利用できることはもちろん、セキュリティレベルの低下を招くことなく柔軟に運用が行えます。

無理なく文書管理を始める

文書を効率的に管理することは、どの企業にも共通する悩みです。しかし、その運用は業種や企業によって様々で、慣れ親しんだ運用を考慮せず無理にシステム化を推し進めてもうまくいきません。必要な機能は備わっているので、優先順位をつけて1つずつ解決していくことで無理なく文書管理を行うことができます。

無駄な
時間・手間を省く

  • とにかく紙を減らす

    紙管理に係る時間は膨大。とにかく紙を出さない=システム記載しましょう。

  • 紙の書類は探さない・搬送しない

    スキャンしておけば、システムですぐに参照可能。紛失リスクも回避します。

  • 保管に手間をかけない

    書庫の文書を見るのは稀。手間はかけずシステムで効率的に管理しましょう。

  • ファイル管理をやめる

    1日の中で何回ファイルを開き閉じているのか…小さな手間も省きましょう。

  • 同じことを何度も入力しない

    同じ事を何度も入力するのは“無駄”。今すぐその無駄をやめましょう。

無駄な費用を省く

  • 部署毎に同様のシステムを導入しない

    部署毎ではなく、社内全体で利用できる汎用的なシステムを採用しましょう。

  • 機能毎にシステムを導入しない

    文書作成、スキャン、ワークフロー…全て揃ったシステムにしましょう。

  • 書庫の場所代を削減する

    不要な書類は処分。必要な場所で必要な書類だけを適切に管理しましょう。

  • 無駄なプリントアウトをやめる

    紙やインク代も意外にかかるもの。システム利用で無駄な印刷を減らしましょう。

  • システム会社に頼らず自分達でやる

    ベンダを頼らずユーザー機能を活用すれば、無駄な費用もかかりません。

新しい文書管理を
始める

  • 思い切ってやる

    何事にも思い切りが必要。“捨てる“”変える”と決めて思い切ってやりましょう。

  • 一度にやろうとしない

    業務に支障が出てもいけないので、無理のない範囲で取り組みましょう。

  • “全部システムで”の固定概念を捨てる

    紙の方が効率的な場合には紙運用で。システムは併用すればいいのです。

  • “文書”を”文書"のままで終わらせない

    文書は貴重な情報のエッセンスです。データ化して活用しましょう。

  • 文書に拘らず、情報収集に活用する

    文書作成だけでなく、データ入力・収集の為のツールとしても活用できます。

こんなお困りごとありませんか?

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