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DocuMaker(ドキュメーカー)  文書作成システム

DocuMakerで診断書などの書類作成ワークフローを確立
業務効率化と病院収益への貢献を実現

医療機関では、日々診断書や証明書などの書類が作成されています。多くの場合、患者様が持参した紙の書類に手書きで記載を行いますが、多忙を極める医師が紙の書類を保管し、締め切りまでに作成するのは大変です。公的な申請書は提出時期が集中することもあり、多くの患者様から書類の作成依頼が一度にくると、必要な書類を探して書くだけでも大変です。
そこで、DocuMakerの文書作成機能と書類作成の進捗管理機能(ワークフロー機能)を活用して、書類の作成を管理する仕組みを実現しました。システムで院内の業務フローを構築したことでどのようなメリットがもたらされたのか、その事例をご紹介します。

今回DocuMakerで
院内の書類作成ワークフロー
を構築した医療機関様
T病院様(東京都)

書類を取りに来ない=作成料を請求できない

書類受け取りと記載状況把握の問題

書類の作成依頼は、事務部門を経由することなく診察室で直接医師が受けていました。書類作成の管理は各科や医師自身で行わなければならず、院内全体の記載状況を把握することはできませんでした。

文書作成料の取り漏れの問題

医師が多忙な業務の合間を縫って書類を作成したにもかかわらず、患者様が書類を取りに来ないというケースも見受けられます。患者様が書類を取りに来なければ作成料を請求することができず、せっかくの医師の努力も徒労に終わってしまいます。

書類作成にかかる手間の問題

電子カルテに入力した情報も、再度診断書などの様式に手書きで記載しなければなりません。年単位で更新し継続的に作成する書類を毎回手書きしていたのでは医師の負担は増える一方です。

文書窓口立ち上げ・DocuMaker導入により問題解決

文書受付窓口を設け、すべての診断書・証明書の受付を窓口に集約し進捗を管理する

DocuMakerの導入に合わせて「文書受付窓口」を設け、院内の書類作成に関する業務フローの改善を図りました。
これまでは診察室で医師が書類を受け取り作成していましたが、診察室で受け取る運用をやめ、診断書や証明書など全ての書類の作成依頼を文書受付窓口に集約し進捗を管理するようにしました。また、受付時に前払いで料金を徴収するようにしたことで取り漏れも防止します。合わせて、診療記録として診断書などの書類が適切に電子カルテに残るようにチェックも行うようにしました。

申し込み・受付

患者様は文書受付窓口で書類作成の申込を行います。
DocuMakerに依頼内容を登録し、患者様へ引換票を渡します。受付時に前払いで文書作成料をもらうことで、取り漏れを防止します。

診察室での書類受け取りをやめて
全ての書類受付を「文書受付窓口」に集約

書類作成

受付で依頼が登録されると、作成依頼を受けた担当者へお知らせが届くので、DocuMakerで記載します。クラークによる下書きや複数の医師が記載を行う場合には、システムが自動的に次の記載者へ依頼を行います。

進捗管理

文書受付窓口ではいつでも書類の作成状況を確認することができます。締切日が近い依頼の状況を確認したり、出張などで長期不在の場合には、別の担当者へ依頼を振り替えたりすることもできます。

交付

完成した書類は文書受付窓口で保管し、患者様が引換票を持参したら窓口で交付します。

診断書作成システム「DocuMaker」を導入し、システムで書類を作成する

DocuMakerでは、電子カルテから氏名や住所、病名や入退院情報を引用できる他、異なる書式間でも文書内容をコピーすることができる為、文書作成に係る医師負担を削減します。医師の押印が必要な文書は診察室で印刷、医師の押印が不要な文書は文書受付窓口で印刷するなど、文書に合わせてシステムのボタン表示を変えて運用を行っています。

書類を一元管理するプラットフォームとしてチーム医療に貢献

今まで実現できるシステムがない為に管理が難しかった院内のプロジェクトチームの活動も、DocuMakerを利用して効率化することができます。業務の際に発生する診療記録もそれぞれのチーム内で漏れなく記載し、確実な診療計画の立案と実行管理が行えます。患者を横断して書類の内容を確認することもでき、より確実で効率的な診療記録の管理が可能です。

それぞれのチーム内でもれなく加算し、病院収益に貢献

NST(栄養サポートチーム)

栄養治療実施計画兼報告書
(NST加算用書類)

  • 栄養士
  • 嚥下管理
  • 医師
  • 看護師

ICT(感染症予防対策)

感染症予防対策実施計画・報告書等
(ICT加算用書類)

  • 薬剤師
  • 看護師
  • 臨床検査技師

RST(呼吸器サポートチーム)

診療計画書・安全管理、
合併症予防・人工呼吸器離脱計画

  • 臨床工学技師
  • 理学療法士
  • 医師
  • 看護師

褥瘡管理

褥瘡患者管理加算、届出書添付書類作成、
褥瘡の予防・管理、褥瘡リスクアセスメント

  • 褥瘡管理
  • 外科・精神外科
  • 薬剤師
  • 臨床検査技師
  • 看護師

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