紙管理×DocuMakerOffice

紙管理ももっと簡単に、もっと便利に。

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こんなお悩みありませんか?

  • 各課・部署に紙書類が溢れかえっており、探すのに時間がかかる
  • 同じ内容を何度も書かなければいけない
  • 集計に膨大な時間と手間がかかる(手作業や集計の為だけにExcel入力するなど)
  • 書類をファイリングするのに手間がかかる
  • 書類をスキャンしたけれど、結局紙が原本だから捨てられない
  • 文書の保管場所に困っている

お悩みを解決します!

  • 文書作成から活用、保管に至るまで文書管理をトータルサポート!
  • 紙文書の電子原本化により保管場所を削減!
    閲覧の利便性も向上!
  • 文書の所在を管理し、検索に掛かる工数を削減することで業務を効率化!
  • 運用負担のないワークフローを実現!紙運用の併用も可能!

スムーズな運用を実現できる理由

「電子化=全てシステムでやらなければならない」ではありません。

紙とシステムの運用をうまく併用することで、無理のない文書管理を実現します。

紙の方がスムーズな時には紙運用を。
電子運用と紙運用を併用できます。

使う人や用途に応じて、紙で運用した文書をスキャンしてイメージ保存したり、文字認識によるデータ化をしたりすることで、無理のない運用を実現します。

文書をデータ化し活用することで
新しい価値を生み出します。

たくさんの情報が詰まった文書を“ただの文書”で終わらせるのではもったいない!データ化して分析することで大きなメリットがもたらされます。

紙の書類も電子原本化することで
すぐに探せて保管場所も削減できます。

文書管理には、システムで文書を作成し紙の発生を減らすことと、紙の書類を電子化して減らしていくという2つの視点が大切になります。

文書発生から保存・廃棄に至るまで
所在を管理し紛失させません。

システムで作成した文書は安全な仕組みでデータを管理。紛失のリスクが伴う紙の文書は、バーコードにより廃棄するまでの所在管理を行います。

できること

文書の作成から共有、活用、保管・廃棄に至るまで、文書を統合管理します。

  • 紙文書電子化
    e-文書法対応によりスキャンした紙文書を電子原本管理化することで保管場所を削減します。
  • WEBアンケート
    スマートフォンなどでアンケートを実施し、簡単に結果を集計・分析することができます。
  • 文書アーカイブ
    システムで記載した文書やスキャンした紙文書、他システムの文書を統合管理します。
  • 所在管理
    文書がどのバインダー・箱にあるのかの所在管理と保存年限に応じた廃棄管理を行います。
  • ワークフロー
    文書の複数人記載や各種申請・承認・決裁、回覧などの依頼・進捗を管理します。
  • データ化・データ活用
    文書内容をデータベース管理することで、様々な用途に活用することができます。
プログラミング不要の
書式作成・文書記載
これまで利用してきた紙やWord・Excelの書式をそのままシステム化し文書を作成します。

当社の強み

  • 圧倒的な使いやすさを実現する高い開発力
    外部委託を行うことなく完全自社開発を行うことで社内にノウハウを蓄積。お客様のご要望にもスピーディーに対応いたします。
  • 安全性を裏付ける高い実績
    高い安全性と安定性を求められる医療の世界で培ったノウハウを生かし、安心してご利用いただけるシステムをご提供いたします。
  • 業務全般を効率化する高いコンサル力
    システムを販売するだけでなく現在の運用とその問題点を的確に把握した上で、システムを通じた効率的な運用をご提案いたします。

当社にしかない圧倒的な強みを生かして、
お客様に合わせたスムーズな運用をご提案・実現します!

導入フロー

STEP1
ご提案・運用設計1~2ヶ月
  • 課題ヒアリング(お客様・ファインデックス)
  • 運用案のご提案(ファインデックス)
  • 運用設計(お客様・ファインデックス)
STEP2
導入準備2~3ヶ月
  • サーバ調達・環境構築(ファインデックス)
  • 必要書類のシステム書式作成(お客様)
  • 操作説明(ファインデックス)
STEP3
システム稼働・運用開始1~2ヶ月
  • システム稼動時立会いフォロー(ファインデックス)
  • システム書式やWEB入力フォームの作成(お客様)

FAQ

Q現在利用しているWordやExcelの文書を、そのままの書式で継続して利用できますか?
A現在利用されている文書をそのままシステム書式化し、文書を作成することができます。
システム書式は、ユーザー様ご自身が簡単な手順で作成できるので、追加費用をかけることなく何種類でも作成することができます。
Qe-文書法に対応していますか?
A対応しています。
JIS X5093「XML署名利用電子署名の長期署名プロファイル」及びISO 14533-2に準拠しており、安全にご利用いただけます。
Qワークフロー機能はありますか?
Aあります。
依頼毎にフローを設定するだけでなく、文書毎に予めフローを設定したり、承認ルートのパターンを作成しておくこともできます。
Q専用端末の購入が必要ですか?
A必要ありません。
現在ご利用になられているPCへの相乗りが可能です。WEB版を利用すれば、端末へのセットアップも不要で導入がスムーズです。
(一部の管理機能は端末へのセットアップが必要となります。)

会社案内

お問い合わせ

下記規約をご一読のうえ、確認画面へお進みください。

個人情報の利用について

当社は、個人情報保護に関する諸法令およびその他の規範を遵守し、下記の通り個人情報を取得いたします。

1.事業者の名称
株式会社ファインデックス
2.個人情報の管理者
個人情報保護管理者  松本 充司
連絡先:下記<お問い合わせ窓口>までお願いします。
3.利用目的
(1)「製品サービスに関するお問い合わせ」のフォームにご入力いただく個人情報は、以下の目的のために利用させていただきます。
  • ①お問い合わせ・ご質問への回答および情報提供
  • ②ご質問いただいた内容に関する打ち合わせ、ご相談
  • ③製品・サービスの提供
  • ④契約の履行
  • ⑤製品の開発
(2)お問い合わせの方法または内容により、電子メール以外の方法で回答を差し上げる場合がございますので、個人情報を正しくご記入いただけない場合は、お問い合わせ・ご質問に回答できない場合がございます。
4.第三者提供
提出された個人情報は、事前にご本人様の同意がある場合または以下に該当する場合を除き、第三者に提供いたしません。
  • ①法令に基づく場合
  • ②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • ③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
  • ④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5.個人情報の委託
当社は、貴殿から取得した個人情報は、上記利用目的の達成のために必要な範囲内で、当社の定める基準に基づき個人情報保護体制を整備している委託先を選定のうえ、当該個人情報の取り扱いを外部に委託します。なお、当該委託先との間で機密保持契約等の締結を行い、安全管理のために必要な措置を講じるとともに適切な監督を行います。
6.開示・訂正・削除等の問合せ及び請求
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個人情報のご提供は任意ですが、提供いただけない場合は上記に定める利用目的に記載されている内容の対応が受けられなくなる場合がございます。
8.個人情報の提供について、同意のご確認
入力フォーム下部の「同意して入力内容を確認」を選択していただくことで、上記について同意を得たものといたします。
■個人情報に関するお問い合わせ窓口※製品などについては 本社:03-5408-3745 へお問い合わせください。
〒790-0003 愛媛県松山市三番町4-9-6
電話番号:089-947-3388 FAX:089-947-1133
株式会社ファインデックス 管理部(担当:藤田篤)