DocuMaker Officeの導入、保守に携わっていただいている、スマート行政推進課 主幹 楠本様、竹中様にインタビューを行いました。

DocuMaker Office導入前の課題とシステム導入の経緯

一番の課題は、業務効率の向上でした。以前使用していたシステムはレスポンスが遅く、画面の配置もわかりにくかったため、職員にとって使いづらい状況でした。部内でも「職員の業務効率化を図るには抜本的な見直しが必要だ」との認識が共有され、新システムの検討に至りました。加えて、当時から抱いていた大きな構想として、「業務を電子決裁に一本化したい」という思いがありました。起案して決裁をとるさまざまな業務がありますが、その業務フローが分散していた状況を文書管理・電子決裁システムに集約し、職員の業務をより効率的に進められるような仕組みを探していました。そのような背景から、本格的にシステムの検討を進めることになりました。

DocuMaker Office導入の決め手

いくつかの製品を比較検討する中で、DocuMaker Officeは私たちの業務に最もフィットすると感じました。決め手となったポイントは、大きく3つあります。
まず1点目は、シンプルで視認性、操作性の高いUI/UXです。操作画面が非常に分かりやすく、職員が直感的に使える設計になっていました。
2つ目はレスポンスの速さです。以前のシステムはDBの容量が限界だったこともあり、動作が重く業務に支障をきたす場面もありましたが、DocuMaker Officeではそのストレスが大幅に軽減されました。
3つ目はカスタマイズ性です。こちらの要望に柔軟に応じていただけました。今後、文書管理・電子決裁システムを職員の業務ツールとして活用していくためには、他システムとの連携は避けて通れません。DocuMaker Officeは、そうした連携やカスタマイズにも対応可能であり、私たちが思い描く業務効率化を実現できると感じた点も、選定の大きな理由の一つです。

導入後の変化、現在の状況

DocuMaker Officeの導入後は、職員もだいぶ操作に慣れてきた様子で、導入当初と比べると明らかに問い合わせ件数が減っています。昨年度と比べて格段に少なくなっており、管理側としても非常に助かっています。現状では、財務会計システムとの連携において、企画振興部の中で請求処理の一部を電子決裁で回せるようになっており、郵便やカラーコピー代の支出に関しては、本庁内での運用が進んでいます。審査課とはさらに利用範囲を広げていこうと話をしており、現在は本庁を中心とした展開ですが、将来的には地方局も含めて、より複雑な書類の管理もDocuMaker Office上で管理することを視野に入れています。

財務会計だけでなく、処分通知の電子化など、これまで紙で対応していた業務を電子に切り替えることで、さらなる業務の効率化や利便性向上が図れると考えています。ただ、長年の紙運用に慣れている職員も多いため、意識改革も含めて取り組んでいく必要があります。

どの程度なくてはならないツールか

現在では、DocuMaker Officeは業務に欠かせないツールとなっています。10段階で評価するのであれば「10」と申し上げてもよいほど、日々の業務に密接に結びついています。

ただし、紙での運用が一部残っている現状もありますので、今後さらに活用範囲を広げることで、より理想的な形に近づけていきたいと考えています。

実際に使ってみて感じるDocuMaker Officeの良さ

一番ありがたく感じているのは、利用者ごとにロール（権限）を割り当てられる点です。以前のシステムでは、権限ごとに別のアカウントを作成しなければならず、運用が非常に煩雑でした。それに比べて、DocuMaker Officeでは個人に直接権限を付与できて、管理者側でそれを細かく設定できるため、非常に助かっています。

利用者の立場からは、触れる範囲が設定されているから間違ってデータに触れてしまうこともなく安心という視点と、管理者の立場からも、ユーザーの利用状況に応じて柔軟に設定を調整できる点で体制上非常にありがたいです。細かい設定が可能なことで、しっかりと運用管理ができていますし、柔軟すぎて「こういうこともできるのか」という驚きもある。

さらに財務会計システムや電子申請との連携の際、柔軟に連携インターフェースに対応していただけたことも助かりました。アジャイル型開発で要望を聞きながら実装してもらいましたが、本当に我々の立場で考えてもらえてありがたいと思っています。

導入の効果

全庁を対象に行ったシステム評価アンケートでは、旧システムが5段階中2.8に対し、DocuMaker Officeでは3.3と改善が見られました。システム間連携の話をする前にとったアンケートでしたが、それでも効果を感じられています。他システムとの連携も完了してからは、財務分野などは明らかに便利になっていると思います。今後、全庁でシステム間連携を進めてさらに数値を上げていきたいと思っています。

また、電子決裁の実施率は現在75％前後まで上昇しており、着実にペーパーレス化が進んでいます。紙の使用量についてはKPIにも設定しているので、しっかり取り組まないとという思いがある中で、少なくみても30％以上は削減できていると見ています。財務会計連携ができたので、これからは原本証明証拠書類等も全部電子にする、など進めていけばより紙の削減効果は実感できると思いますね。

今後DocuMaker Officeに期待すること

今後もシステム間連携を積極的に進めて、あらゆるシステム上で発生する決裁をDocuMaker Officeに集約していきたいと考えています。次のターゲットは処分通知の完全電子化です。これができればかなり業務の改善が図れるので、是非実現を目指していきたいです。もう1つ実現させたいのは、職員異動に伴う情報更新の自動化です。連携自体は構築してもらったものの、職員連携は特に多くのシステムと関連していて複雑なので、様々なシステムと連携しながらマスターを整備し、現時点ではExcelベースでの情報収集で大変な手間がかかっているプロセスを一元管理できるようになれば、業務効率はさらに向上すると思います。

あと細かいことですが、毎日利用するシステムだからこそ、操作面での小さなストレスも業務に影響します。たとえば、個人ごとにビューアの表示倍率を設定できるようにするといった細やかな改善にご対応いただけると嬉しいです。

最後に一言

DocuMaker Officeは単なる文書管理ツールではなく、電子決裁を基軸に業務の中核を担う存在です。業務の効率化やペーパーレス化を本気で進めたい自治体や組織にとって、非常に有効な選択肢だと思います。

職員全員が”エンドユーザー”という点を意識して各種改善に取り組んでいますので、評価数値をしっかり意識し、ファインデックスさんとも使いやすさや機能要望など職員の意見を共有しながらよりよいツールに育てあげたいと思います。