DocuMaker Office(ドキュメーカーオフィス)  自治体・公的企業向け 公文書管理システム

DocuMaker Office製品画面イメージ

公文書管理法に基づき、収受 → 起案 → 決裁 → 施行 → 保存 → 廃棄までの一連の公文書管理業務をスムーズかつ効率的に行えるシステムです。

電子決裁

紙を持って庁内を歩き回ることなく、システム上で稟議や決裁が行えます。承認や差戻し操作も簡単で、処理タイミングで自動的に通知を行うので滞りなく処理を進めることができます。

  1. 進捗はTOP画面でいつでも確認

    (決裁ルートに従って自動的に次の承認者へ/複雑なルート設定にも柔軟に対応)

  2. 各ステータスの文書を一覧で確認
  3. 付箋機能

    紙のように画面上へ付箋を貼りメモを記入。申請者が貼り付けた付箋を承認者も閲覧可能。

供覧・合議の設定

システム上で供覧や合議が行えます。文書に添付した資料も閲覧できる為、書類のコピーを取らなくてよくなり、コピー作業や配布にかかる時間の削減、コピー費用の削減が図れます。

DocuMaker Officeで実現する決裁業務

運用方法1紙決裁(収受・起案文書作成のみ電子化)

収受・起案登録はシステムで行いますが、決裁は起案書を印刷してこれまで通り紙で運用します。決裁完了後に起案者がシステムに決裁情報を登録します。起案文書の作成は効率化できますし、決裁情報をシステムで管理するので検索性も向上します。一方で、決裁自体はこれまで通り紙を回して行うので、電子決裁に抵抗のある自治体でも違和感なく運用を始められます。

運用方法2電子+紙決裁(紙自体は回すが、承認行為はシステム上で実施)

収受・起案登録はシステムで行いますが、決裁は起案書を印刷してこれまで通り紙を回します。ただし、承認・決裁情報はシステムに入力するので、リアルタイムに決裁状況を把握することができます。いきなり完全電子決裁は…という方にも違和感なく電子化に移行できます。まら、図面などデータ添付が難しい書類の回覧にも最適です。

運用方法3電子決裁

収受・起案登録から承認・決裁までの全ての処理をシステム上で行います。自分が承認・決裁すべき依頼が届くとTOP画面のToDoリストで即座に把握することができます。一切紙を発生させることなく運用が可能です。

注目が集まる “はんこレス”

行政手続きにおいて、はんこレスが推し進められています。国は、各省庁だけでなく地方自治体においてもはんこレスを推進してく為に、福岡市などの先行事例を参考にしたマニュアルを作成し自治体に配布する方針です。

はんこレスは、テレワークなどを考慮した住民負担の軽減や新型コロナの感染リスク低下を目的に、行政への手続きにおける押印を不要としたりオンライン処理を採用したりするケースが多くみられますが、自治体内でも日々多くのはんこが押されています。 行政への手続きだけでなく、自治体内での決裁業務もはんこレス、電子化していくべきではないでしょうか?

電子決裁のメリットと障壁

電子決裁のメリット

  • ・紙を回覧しなくてよいので決裁スピードがアップ、書類の紛失リスクもなし
  • ・決裁の進捗を容易に把握できる
  • ・出張先でも決裁が可能で、決裁者が不在の場合も容易に代理決裁が行える
  • ・一度に複数人へ承認依頼、書類の共有が行える

電子決裁への障壁

  • ・慣れ親しんだ紙運用をやめることに抵抗がある
  • ・システムに不慣れな人がいるので、完全電子決裁化は難しい
  • ・決裁ルートが複雑なので、システムで対応できない(と思っている)
  • ・本人確認が不十分になるのではないかと不安が残る
  • ・紙書類の方が見やすい

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