DocuMaker Office(ドキュメーカーオフィス)  自治体・公的企業向け 公文書管理システム

注目が集まる “はんこレス”

行政手続きにおいて、はんこレスが推し進められています。国は、各省庁だけでなく地方自治体においてもはんこレスを推進してく為に、福岡市などの先行事例を参考にしたマニュアルを作成し自治体に配布する方針です。

はんこレスは、テレワークなどを考慮した住民負担の軽減や新型コロナの感染リスク低下を目的に、行政への手続きにおける押印を不要としたりオンライン処理を採用したりするケースが多くみられますが、自治体内でも日々多くのはんこが押されています。 行政への手続きだけでなく、自治体内での決裁業務もはんこレス、電子化していくべきではないでしょうか?

電子決裁のメリットと障壁

電子決裁のメリット

  • ・紙を回覧しなくてよいので決裁スピードがアップ、書類の紛失リスクもなし
  • ・決裁の進捗を容易に把握できる
  • ・出張先でも決裁が可能で、決裁者が不在の場合も容易に代理決裁が行える
  • ・一度に複数人へ承認依頼、書類の共有が行える

電子決裁への障壁

  • ・慣れ親しんだ紙運用をやめることに抵抗がある
  • ・システムに不慣れな人がいるので、完全電子決裁化は難しい
  • ・決裁ルートが複雑なので、システムで対応できない(と思っている)
  • ・本人確認が不十分になるのではないかと不安が残る
  • ・紙書類の方が見やすい

DocuMaker Officeで実現する電子決裁

運用方法1収受・起案登録のみ電子化

収受・起案登録はシステムで行いますが、決裁は起案書を印刷してこれまで通り紙で運用します。決裁完了後に起案者がシステムに決裁情報を登録します。起案文書の作成は効率化できますし、決裁情報をシステムで管理するので検索性も向上します。一方で、決裁自体はこれまで通り紙を回して行うので、電子決裁に抵抗のある自治体でも違和感なく運用を始められます。

メリット

  • ・文書を検索し、過去に作成した起案書の内容を流用して効率的に起案書の作成が可能
    (会計システムと連携して起案書を作成することも可能 ※システム連携が必要)
  • ・起案内容の検索が可能
  • ・上席者はこれまで通り紙運用を続けられる(システムを利用するのは起案者のみ)

デメリット

  • ・紙が発生する
  • ・決裁完了後に、起案者が決裁情報をシステムへ登録する必要がある

運用方法2課長までは電子決裁→収受・起案登録のみ電子化

収受・起案登録から一定の役職者(例えば課長)までの承認はシステムで運用し、課長よりも上の役職者はこれまで通り紙で決裁を行います。決裁完了後に起案者がシステムに決裁情報を登録します。基本的にシステム運用ですが、システムに不慣れな方のみ紙運用を併用することで無理なく運用を行います。

メリット

  • ・文書を検索し、過去に作成した起案書の内容を流用して効率的に起案書の作成が可能
    (会計システムと連携して起案書を作成することも可能 ※システム連携が必要)
  • ・起案内容の検索が可能
  • ・上席者はこれまで通り紙運用を続けられる(システムを利用するのは起案者のみ)

デメリット

  • ・紙が発生する
  • ・決裁完了後に、起案者が決裁情報をシステムへ登録する必要がある

運用方法3完全電子決裁

収受・起案登録から承認・決裁までの全ての処理をシステム上で行います。自分が承認・決裁すべき依頼が届くとTOP画面のToDoリストで即座に把握することができます。一切紙を発生させることなく運用が可能です。

メリット

  • ・紙が発生しない
  • ・文書を検索し、過去に作成した起案書の内容を流用して効率的に起案書の作成が可能
    (会計システムと連携して起案書を作成することも可能 ※システム連携が必要)
  • ・決裁の進捗が容易に把握できる

デメリット

  • ・特になし

組織の運用に合わせて
無理なく電子決裁を始められます。

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