DocuMaker Office(ドキュメーカーオフィス)  自治体・公的企業向け 公文書管理システム

DocuMaker Office製品画面イメージ

公文書管理法に基づき、収受 → 起案 → 決裁 → 施行 → 保存 → 廃棄までの一連の公文書管理業務をスムーズかつ効率的に行えるシステムです。

こんなことでお困りではありませんか?

文書管理の電子化が進まない

  • ・はんこレスといった国の方針が出たものの、何をどうしたらいいのか、どこから始めればいいのかが分からず、お困りではありませんか?
  • ・“電子化は大変”といったイメージがあり、なかなか踏み切れずにいませんか?
  • ・過去に電子決裁に取り組もうとしたけれどうまくいかなかった苦い経験があり、二の足を踏んでいませんか?

文書を管理できなくなっている

  • ・長期保存が必要にもかかわらず、毎年大量の文書が発生し、古い文書の所在などを把握、管理できなくなっていませんか?

書庫のスペース不足

  • ・永年保存の文書は増え続ける一方ですが、十分な保管場所がありますか?
  • ・廃棄期限が過ぎているにもかかわらず廃棄できていない文書はありませんか?

DocuMaker Officeが文書管理のお悩みを解決します!

文書管理業務を大幅に効率化!テレワークにも最適!

  • ・紙の削減、ペーパーレスを実現します
  • ・文書を探す時間を大幅に短縮できます
  • ・システムで文書を作成またはスキャンなどで電子化しておけば、自宅などからでもすぐに文書を閲覧できます
  • ・電子決裁を行えば、紙の回覧や押印も省略できます

住民サービスの向上

  • ・文書をシステムで管理することで、住民からの文書公開請求にも速やかに対応できます

コンプライアンスの強化

  • ・文書の改ざんや紛失のリスクを低減します

書庫のスペース問題も解決!

  • ・これから作成する文書については紙で管理しないので、保管場所を圧迫することもなくなります
  • ・現在紙で存在している文書もスキャンなどで電子化することで紙の文書を廃棄することが可能になります
  • ・廃棄期限がきた文書は、システムでもれなく期限を管理し処理が行えます

DocuMaker Officeの特長

シンプルな画面&シンプルな操作

  • ・分かりやすく見やすい画面&操作感なので、システムが苦手な人も馴染みやすい
  • ・公文書管理に必要な基本機能は漏れなく搭載
  • ・閲覧制限や電子決裁のルート設定、簿冊の背表紙印刷など細かい機能も充実

検索性&閲覧性に優れた文書ビューア

  • ・記載した文書、添付した電子ファイルをビューア上で閲覧
  • ・ファイルを1つずつ開くことなく、複数の文書を横断して閲覧が可能
  • ・スキャンシステムとして活用

庶務事務文書にも柔軟に対応

  • ・収受・起案文書だけでなく、申請書等の各種帳票も管理することが可能
  • ・既存の書類様式をそのまま入力画面にでき、入力内容はデータベース化

こんな用途にご利用いただけます

文書管理システムとして

  • ・文書の発生から廃棄までの情報を一元管理し、ライフサイクル管理を行います。

電子決裁システムとして

  • ・様々な決裁業務をシステムで効率的に管理します。起案時の文書は容易に登録することができ、決裁ルート設定や資料添付なども柔軟に対応することができるので、これまで電子決裁システムに不安を感じていた施設でも無理なく運用を始められます。

庶務事務システムとして

  • ・職員が行う各種申請や届出をシステムで管理します。現在利用している書式をそのままシステム化して運用することができます。

スキャンシステムとして

  • ・各課や書庫に保管されている文書をスキャンしてシステム上でスムーズに検索し閲覧できます。
  • ・タイムスタンプ運用にも対応しているので、紙書類を破棄し保管スペースの削減が図れます。

DocuMaker Office 1つで、
上記システムの機能全てをカバーします!

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