DocuMaker Office(ドキュメーカーオフィス)  自治体・公的企業向け 公文書管理システム

DocuMaker Office製品画面イメージ

公文書管理法に基づき、収受 → 起案 → 決裁 → 施行 → 保存 → 廃棄までの一連の公文書管理業務をスムーズかつ効率的に行えるシステムです。

ポータル画面でToDoと電子決裁の進捗をスムーズに確認

ログインIDにより、操作・閲覧権限が管理されています。
自分が処理するべき内容が一目でわかり、処理の漏れや間違いを減らします。

<例>
収受後処理待ち:2件
承認すべき処理:1件

収受文書登録・起案文書登録

過去文書の流用や、テンプレート化した文書の利用など、文書作成の省力化をサポートします。

ペーパレス運用の場合
入力した内容は、従来の様式に印刷、または画面表示されます。

Word、Excel、PDFなどの文書ファイルをドラッグ&ドロップで簡単に添付し、収受文書や起案文書を登録できます。登録した文書は添付文書も合わせて、専用の文書ビューアで紙のページをめくるように閲覧できます。

  1. 登録:ドラック&ドロップでファイル添付
  2. 閲覧:全てのファイルを同じビューアで!

紙をめくるよりも早くページ送りができ、紙文書のように希望のページを探すことも簡単です。

簿冊管理

文書の登録では、ツリー構造の文書分類から簿冊を選択して紐付けます。また、簿冊単位で登録文書を閲覧できます。

電子決裁

紙を持って庁内を歩き回ることなく、システム上で決裁が行えます。承認や差戻し操作も簡単で、処理タイミングで自動的に通知を行うので滞りなく処理を進めることができます。

  1. 進捗はTOP画面でいつでも確認

    (決裁ルートに従って自動的に次の承認者へ/複雑なルート設定にも柔軟に対応)

  2. 各ステータスの文書を一覧で確認
  3. 付箋機能

    紙のように画面上へ付箋を貼りメモを記入。申請者が貼り付けた付箋を承認者も閲覧可能。

供覧・合議の設定

システム上で供覧や合議が行えます。文書に添付した資料も閲覧できる為、書類のコピーを取らなくてよくなり、コピー作業や配布にかかる時間の削減、コピー費用の削減が図れます。

簿冊の保存と廃棄

公文書は、文書種別に応じて一定期間保存しなければなりません。また、保存期限が満了した公文書は廃棄もしくは移管を行わなければなりません。膨大な量の公文書を的確かつ効率的に保存し廃棄できるように、以下の機能を備えています。

簿冊管理

  • 簿冊登録
  • 管理詳細(保存場所/箱、棚番号)
  • 簿冊一覧表示
  • 簿冊管理簿作成
  • 文書綴り換え
  • 簿冊別文書目録作成
  • 簿冊背表紙作成(3~10cm)

廃棄管理

  • 廃棄計画
  • 廃棄全体管理
  • 廃棄申請
  • 廃棄目録
  • 保存延長目録
  • 移管目録

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