病院機能評価 認定施設向け 文書管理機能

病院機能評価版では、登録した様々な形式の文書をブラウザでスピーディーに検索し、決裁情報や改版履歴とあわせて閲覧することができます。文書作成・ファイル添付による登録機能や、申請から保存・廃棄に至るまでのライフサイクルを可視化する機能により、病院機能評価に対応した文書管理を支援します。

こんなお悩みに…

• ファイルサーバに保管されている文書の整理・検索性向上
• 決裁済み文書の版管理・最新版の区別
• 文書の特性に応じた公開範囲の管理
• 他部署や特定ユーザーとの情報共有
• 収受・起案から所定期間の保管・廃棄に至るサイクルの管理
• 文書の決裁履歴の管理

これらの文書をライフサイクルに沿って管理し、視認性や検索性向上に寄与します。

収受・起案→承認→廃棄 のライフサイクル管理

文書の発生から廃棄まで、文書のライフサイクル管理、規定に沿った管理を支援します。

1. 登録

   • ● 管理する文書をシステムに登録
   • ● 文書ファイルもドラッグ＆ドロップで簡単に登録
   • ● 検索性向上の為に、属性情報を付与

2. 承認

   • ● 自分への承認依頼を一覧で確認
   • ● ワンクリックで簡単に承認
   • ● 承認履歴を管理
   • ● 承認後、院内へ公開・共有

3. 保管
   ・
   保存

   • ● 版管理を行い文書を保存
   • ● 保存データは検索して閲覧が可能
   • ● 紙のページをめくるように閲覧が可能

4. 廃棄

   • ● 廃棄計画の作成や廃棄処理も可能

文書の分類・整理

• 版管理

  文書の版数を管理します。版管理を行うかどうか文書単位で設定でき、版管理を行っている文書の過去版は改訂履歴の一覧からワンクリックで閲覧できます。

• 検索、簿冊検索

  最大10階層までの分類から検索でき、文書情報、決裁情報、最終更新日、登録情報を対象としたフリーワード、簿冊（ファイル）名など、様々な条件で文書を探せます。また、文書が紐づく簿冊を検索し、簿冊内一覧から目的の文書を探します。

• 文書ファイル管理

  Word、Excel、PDFなどの文書ファイルをシステムへ登録し、決められた方法で管理します。登録した文書ファイルは、ビューア上で紙のページをめくる様に閲覧できます。

• 文書一覧

  文書目録の電子化を想定し、所管・決裁履歴・ステータス・タグ・改定情報を一覧化して表示します。文書一覧には決裁済み最新版を表示します。

文書に対する責任の所在を管理

決裁ワークフロー

決裁フローを文書単位で設定でき、決裁済文書を承認履歴と共に一覧表示できます。文書は承認されるまで非公開ですが、作成者やフロー経路に設定された担当者であれば承認申請中の文書も一覧で参照できます。

その他機能例：文書作成、ファイル添付登録、廃棄管理 など