庁内全体のDX推進に取り組むデジタル推進課の小島様と、文書管理業務を行う総務課の宮本様にインタビューを行いました。

DocuMaker Office導入前の課題とシステム導入の経緯

DocuMaker Office導入の発端はBPRの取り組みです。令和2年度に全庁業務量調査を行い、業務の可視化と負荷が高い業務の洗い出しをしたところ、庶務・事務業務の電子決裁、文書の起案、保管のボリュームが大きいことが分かりました。その他にも、勤怠管理や庁内の事務対応などのボリュームも結構あり、DXを推進することで業務効率の向上を図ることができると考えました。特定部署の個別の課題をつぶしていくよりも、まずは全課共通の業務フローの改善が優先だろうということで、電子決裁、文書管理に目をつけました。同時に、文書作成に係る紙の量も課題となっており、ペーパーレス化の推進も1つのきっかけでしたし、本庁内だけでなく、支所などの出先機関とも紙でやりとりしていたので、紙媒体による逓送に係る時間や紛失のリスクなども課題で、システムの導入を検討しました。

コロナ禍にはテレワークを取り入れ計画出勤を行っていたのですが、当時は決裁を紙媒体で実施していたので、担当者が出勤するまで回付が止まっていました。組織としての意思決定プロセスに支障をきたすこともあり、それらの課題を解決してくれたのが、このDocuMaker Officeでした。

DocuMaker Office導入の決め手

平成17年度に一市三町の合併をしたのですが、これをきっかけに電子決裁システムを導入していたことがありました。しかしながら、視認性が低く、また1つずつ添付ファイルをダウンロードして開かなければならないなど、決裁権者のユーザーインターフェース（UI）に課題があり電子決裁の定着に至りませんでした。

今回システムを導入するにあたり、決裁権者が見やすいことを重視しました。ファインデックスの製品は拡張子にとらわれずビューアで表示されること、付箋機能でメモが貼り付けられることなどが、導入を決定する際の大きな決め手となりました。

導入するにあたり、複数社のシステムを検討しました。当市では三層分離の観点からインターネットに接続するクラウド型は環境上の制約があったことから、LGWAN環境下で利用できることが必須条件でした。その中でもファインデックスのDocuMaker Officeはビューアによる見やすさがダントツでした。

導入後の変化、現在の状況

令和5年度の電子決裁率は約86%で、導入効果は非常に高いと思っています。1割くらいはシステムへの添付が難しいものがあるので、それを考慮すると、職員皆が日常的に利用できていると思います。

職員からの問合せについても、稼働当初こそ多かったものの、ファインデックスとの協議を重ね適宜運用を改善していき、今はほとんどありません。安定した運用が実現できていると考えます。

どの程度なくてはならないツールか

最近入庁した職員にどれくらい必要なシステムに感じるか聞いてみると、“10点満点。もう紙には戻れない”と言っていました。決裁者の中には長年紙でやってきたので、紙でチェックしたいという人もいますが、電子運用の方がよいという人は多いです。文書の印刷や保管作業の量は、電子化したことで削減されました。今では外部から文書が紙で届くと綴じるところに困るという面白いことが起きています。

実際に使ってみて感じるDocuMaker Officeの良さ

添付ファイルをダウンロードせずにビューアで文書を閲覧できるところなど、UIの部分ですね。直感的に違和感なく使えていて、ストレスなく使えるシステムというところが大きいです。運用保守面では、決裁ルートなどのシステムの設定変更についても柔軟かつスピーディーに対応してもらえたのも助かりました。やはり、実際に運用してみないと分からないこともあるので、それに即座に対応してもらえたこともポイントです。

導入の効果

行政DXの効果検証を当市のウェブサイトにも載せていますが、電子決裁の利用率が約86%であることや、削減時間も年間で16,537時間と、全庁的に効果が出ています。特に削減効果が大きかったのが、回付と文書の検索に係る部分でした。文書に穴をあけて綴るという保管作業や、紙の文書を探して出してくるという作業時間が削減できたのはよかったです。また、複合機の使用枚数が年間約200万枚削減できたのも今回のシステム導入による効果が大きいと思っています。電子決裁だけでなく、会議や上長への相談時にも紙は基本的に印刷しないという二本柱で取り組みました。当課では、ソフト面とハード面の検討に並行して取り組んだことが、功を奏したと思っています。ハード整備先行で検討をすると運用面での課題、一方で運用ルールなどのソフト面の観点のみで検討をするとシステム構成やセキュリティ上の課題がでてきたりしますが、当市では文書管理などのルールを策定している担当、行政改革担当、情報システム担当、DX推進担当が密に連携して取り組むことで、そのようなハードルも乗り越えられました。
システムを導入することが目的とならないよう、システムを導入することにより課題解決をどのように図るかといった視点で検討を進めていきました。導入したシステムの利用率が10%、20%にしかならず後々利用されなくなることはあってはならないため、職員皆が使える形にすることを念頭に導入に取り組みました。

今後DocuMaker Officeに期待すること

ビューアの強化ですね。起案用紙と添付文書を並べて比較できるといいと思っています（※1）。
あとはメール通知です。全部届くと多すぎるので、至急のものだけメール通知される仕組みや、起案者が個別に催促メールを送れるような仕組みがあるといいなと思っています。
現時点では満足度の高いサービスを提供いただいていますが、この他に運用改善に寄与する機能が必要となれば、ファインデックスと意見交換をしていきたいと考えています。

※1　取材時、宇和島市様のバージョンでは未搭載の機能でしたが、最新バージョンでは対応済の機能であり、宇和島市様においても取材後にバージョンアップを実施しました。