DocuMaker Officeの導入、保守に携わっていただいている、総務部総務課 課長 阿部様、法務・コンプライアンス本部 横山様（導入当時は総務部総務課）、総務部総務課 二藤様、情報システム部 業務システム課 村田様にインタビューを行いました。

DocuMaker Office導入前の課題とシステム導入の経緯

弊所における文書管理の電子化は、1999年に立ち上げた「電子決裁システム」プロジェクトからスタートしました。外部事業者と協力して稟議書を電子化し、システムの構築と運用をしてきました。そうしたなか2009年に公文書等の管理に関する法律（以下、公文書管理法。）が制定され、管理方法を見直しました。それまでの行政機関の保有する情報の公開に関する法律に基づいた文書管理や電子稟議のみの対応では不十分であるとの判断となり、公文書管理法に準拠した新たな文書管理システムの導入が必要だという結論に至りました。

しかし、公文書管理法に沿ったシステムとはどういうものなのか、紙で回付していた稟議書をどのように電子管理するのか、具体的イメージが掴めない状況の中、展示会で出会った他社の文書管理システムを導入し5年間そのシステムを運用しましたが、多くの課題を抱えていました。例えば、オンプレミス型でいわゆるイントラネット内でしか動作しないこと、対応するブラウザが1種類に限定されており利便性が低いこと、などです。海外出張中の決裁者が決裁できるようにしてほしいという要望もあり、今回の導入では、職員がより使いやすく、利便性を高めるためのシステムはどのようなものかを検討し、クラウド上のIaaS^※ 環境で動作する文書管理システムを導入しようという方向性になりました。公文書管理法に沿った文書管理システムではオンプレミス型が一般的で、クラウド上のIaaS環境で利用できるものが少なかったため、製品を探す苦労もありました。ファインデックスのDocuMaker Officeは、ホームページを確認したところ、製品の情報が非常に見やすく、システムの機能としても使いやすそうでしたね。

※ IaaS…Infrastructure as a Serviceの略でインフラ環境を提供するクラウドサービス

DocuMaker Office導入の決め手

今回のシステム導入では、①クラウド上のIaaS環境で運用できること、②マルチブラウザ対応であることを大前提とし、③職員がシステムを使うだけで公文書管理法を遵守できる仕組みを目指しました。この３つのポイントが導入の決め手とはなりましたが、弊所で運用している統合認証基盤や人事情報等を扱う基盤システム、ポータルサイトともAPIで柔軟に連携できた点も、他のシステムに比べて優れているポイントでした。

また、ファインデックス社にはシステムの構築から導入、運用に至るまで、常に寄り添ってサポートしていただき、大変助かりました。IT関連のベンダーとの打ち合わせは、難しい専門用語が使われがちで、一般の職員には理解が難しいことが多いのですが、わかりやすい言葉で説明してくださり、その点が非常に好印象でした。ご担当の方が私たちに寄り添い、共に考えてくれたことに対して深く感謝しています。

導入後の変化、現在の状況

まず、2022年7月にDocuMaker Officeを導入した直後の変化ですが、初期の電子決裁システムにおける電子化率は約80%ほどだったのが、DocuMaker Officeを導入した後は、コロナ禍の影響もあって99.6%に達し、ほぼ電子化されました。コロナ禍においても、弊所では電子化が進んでいたため、文書管理に大きな混乱はなく、比較的スムーズに対応できたと思っています。

また、現在のシステム活用状況としては、DocuMaker Officeの運用により、公文書管理法や所内規定を意識せずとも、自然に遵守できる環境が整いました。出勤後はまずDocuMaker Officeを立ち上げ、ToDoリストを確認することで、すぐに業務の状況を把握できるようになっています。

ポータルサイトとDocuMaker Officeの連携により、職員への通知がスムーズに行われるようになった点も大きな改善です。特に、多忙な所属長の方々にとって、タイムリーに通知が届くことで利便性が向上しました。

どの程度なくてはならないツールか

DocuMaker Officeは、今や欠かせないツールとなっています。主に電子決裁で利用していますが、紙のファイルの件名などの情報をDocuMaker Officeに登録しておけば、紙ベースの資料でも検索性が向上し、とても便利です。文書の廃棄情報、作成日、保管場所、決裁者などが一目でわかります。システムのユーザーインターフェースも非常にわかりやすく、直感的に操作できるため、システムが苦手な方でも使いやすいと感じています。

実際に使ってみて感じるDocuMaker Officeの良さ

基本的には、文書の規定に反しない範囲で、各部署の文書管理者が自分たちの業務に合わせてDocuMaker Officeを便利に使えるよう、柔軟に対応しています。

例えば、修正稟議を行う際に枝番を活用している部署もあります。枝番を使って修正稟議を上げるフローは必須ではないものの、関連する稟議を枝番でまとめて管理することで閲覧性の向上が図れるため、多くの部署で活用されています。こういった各部署での工夫が見られる点は非常に良いと感じています。

また、「施行」や「供覧」について、システム稼働当初は使い方に関する質問を多くいただきました。以前のシステムでは「施行」をあまり意識していなかったこと、「供覧」については使い方が変わったことによるものです。ただ、マニュアルに運用上の注意事項を追記いただいたり運用周知を行ったりした結果、今では各部署にも理解が深まり、これらの機能を上手く活用しています。

さらに、ご担当者のレスポンスはとても早く、加えて、丁寧な回答も高く評価しています。場当たり的な回答ではなく、システム全体をより良くするための改善策を考えた上での回答で、パッケージを育てていくというスタンスが伝わる内容です。それが短い回答時間の中で返ってくるのは、業務遂行の上で非常に助かります。

導入の効果

独立行政法人では毎年、作成したファイルや廃棄したファイルの件数などを内閣府へ報告するのですが、以前は70部署のデータを手作業で集計するのに約3か月かかっていました。しかし、DocuMaker Officeを導入してからは、集計作業が瞬時に処理できるようになりました。

また、年1回の棚卸ではその利便性が際立ちます。例えば、以前は文書の保存期間が満了した際の廃棄検討や各部署とのやり取りはメールを多用していましたが、今ではDocuMaker OfficeのToDo機能を活用することで、このフローが大幅に改善されました。システム内に情報を入力するだけで、各部署とのコミュニケーションがスムーズに進み、非常に助かっています。以前は、多い時で1日100通のメールが届くこともありましたので、その負担が大きく軽減されました。

今後DocuMaker Officeに期待すること

検索機能について、紙ファイルの情報を検索できるようになって便利にはなったのですが、まだ改善の余地があると感じています。例えば、添付ファイルの中身まで検索できるようになると非常に助かります。現状では件名やDocuMaker Office上で入力した本文、添付ファイル名では検索できますが、添付ファイルの中身については一つ一つファイルを確認する必要があります。特に外部から届く押印されたPDF文書の内容が検索できるようになると、業務効率が大幅に向上すると思います。

また、他施設でも様々な業務システムと連携するケースがあると聞きますが、弊所でも様々なシステムが導入されているため、それらとの連携がさらに進めば、日々発生する小さな決裁等も迅速に対応ができ、業務の一貫性が保たれ、プロセス全体がよりスムーズになると感じています。

最後に一言

システムの入れ替え時には通常、混乱が生じがちですが、DocuMaker Officeの導入に際しては、ファインデックス社の対応が非常に良く、混乱することなくスムーズに進められたと感じています。これまでのシステム導入の経験から見ても、ここまで円滑に進んだ例は稀だと思います。また、稟議や文書管理システムは弊所の業務の中核をなすものであり、これまで故障やトラブル、苦情もなく運用できていることは非常にありがたいことです。

先ほども触れましたが、システム面だけでなく、人の対応という面でも、非常に助けられています。質問に対するレスポンスが早く、細かい内容にも誠実に対応していただいており、大変感謝しています。

今後については、業務の効率化と適切な業務運営の両方を大切にしながら進めていきたいと考えています。DocuMaker Officeを導入したことでスムーズに業務が行えていることは間違いないのですが、システムの中に蓄積されたデータを活用して、業務改善、業務の効率化に向けた具体的な提案をいただければ、日々の業務改善に大いに役立つと感じています。また、この先、業務が弊所内で蛸壺化したりガラパゴス化したりしないように、他社の状況なども踏まえて業務の標準化や簡素化に対する提案もいただきたいと思っています。

今後も、こうした取り組みを情報共有の場として継続しながら、ファインデックス社との関係を大切にし、共に成長していきたいと考えています。